Integraal projectmanagement in de schijnwerpers: Jeanette Oost vertelt

In dit item zetten wij integraal projectmanagement in de schijnwerpers. De uitgelezen persoon binnen ViS om ons hierin mee te nemen is Jeanette Oost. Jeanette is vanaf 2024 werkzaam bij ViS Detachering als Adviseur Civiele Techniek. In haar functie is zij verantwoordelijk voor het bedienen van de raamovereenkomst met de gemeente Den Haag. Door deze raamovereenkomst mag ViS haar professionals bij de gemeente Den Haag inzetten op IPM-rollen. Maar, dit is niet de enige plek waar ViS haar IPM’ers inzet!

Vanaf de eerste dag zijn Jeanette en ViS de perfecte match. Inmiddels is Jeanette haar beheer goed gevuld met IPM’ers en uiteraard ook andere specialismen. Bij ViS vinden wij het belangrijk om goede contacten te onderhouden met onze professionals. En, dat is voor Jeanette niet anders! Zij gaat regelmatig op bezoek bij haar professionals voor bijvoorbeeld een evaluatie, kop koffie, lunch of projectbezoek. In het item geeft Jeanette ons een inkijkje in haar werk.

Integraal Projectmanagement (IPM) is een gestandaardiseerde methode om grote (infrastructurele) projecten te organiseren en beheersen. Kenmerkend is dat de verschillende aspecten van een project ieder een eigen, eindverantwoordelijke Manager hebben.

Een project, zoals de verbreding van een snelweg of de aanleg van een nieuwe (ondergrondse) verbinding, wordt geleid door verschillende Managers die samen een integraal projectteam vormen. Het grote voordeel van IPM is dat meerdere Managers, elk verantwoordelijk voor hun eigen deel van het project, bijdragen aan een betere beheersbaarheid. Door de verantwoordelijkheden en taken te verdelen over verschillende IPM-rollen, ontstaat er meer overzicht in het project.

Een IPM-team bestaat uit vijf Managers: Projectmanager, Manager Projectbeheersing, Technisch Manager, Contractmanager en Omgevingsmanager. Naast bijvoorbeeld de gemeente Den Haag omarmen steeds meer overheidsinstanties deze vorm van projectmanagement.

Jeanette: “Ik vind het erg leuk om personeel te detacheren op IPM-functies, deze rollen zijn uitdagend en veelzijdig. Je zoekt niet alleen naar technische expertise, maar ook naar sterke communicatieve vaardigheden, leiderschap, en het vermogen om binnen een complex projectteam samen te werken.”

Zij vervolgt: “IPM-teams werken aan grote infrastructurele projecten, zoals wegenbouw of tunnelconstructies, die een aanzienlijke impact hebben op de samenleving. Het voelt goed om bij te mogen dragen aan zulke projecten door de juiste mensen op de juiste plek te zetten, wetende dat je kandidaten een sleutelrol spelen in het succes en de voortgang van deze initiatieven. Bovendien biedt het je de kans om te werken met professionals met uiteenlopende specialisaties, wat de zoektocht naar de perfecte match voor mij nog interessanter maakt.”

Onlangs ging Jeanette bij één van haar Contractmanagers op bezoek. Jeanette vertelt: “Één van mijn professionals is als Contractmanager aan de slag in Scheveningen. Hier zet zij zich in voor diverse projecten, zoals het verbreden van diverse trambanen. Door deze vernieuwing worden diverse straten opnieuw ingericht en dus ook veiliger gemaakt. Tevens dienen er veilige oversteekplaatsen aangelegd te worden.

Toen ik bij haar langs ging heb ik een kleine blik mogen werpen op één locatie waar ze druk bezig zijn met de vernieuwing van een kruising. Deze kruising wordt een rotonde met veel groen die de verkeersveiligheid en de doorstroming verbetert. Erg leuk en interessant!”

Ook bracht Jeanette onlangs een bezoek aan haar professional die werkzaam is als Omgevingsmanager bij de gemeente Den Haag. Zij vertelt: “Bij hem mocht ik aansluiten bij een omgevingsmanagementoverleg om een inkijkje te krijgen in zijn werk, maar ook in de communicatie tussen de betrokken afdelingen. Het is leuk om te zien hoe deze overleggen verlopen. Vervolgens heb ik nog even mee mogen kijken met hoe de processen beter in kaart werden gebracht. Dit met als doel zodat iedereen weet hoe deze processen verlopen.

Jeanette vertelt: “Met mijn Contractmanager mocht ik een dag meelopen. Ik kreeg inzicht in hoe overleggen over openbare verlichting en laadpalen verlopen. Hoewel het geen IPM-team is, heeft zijn functie wel IPM-elementen: hij nam het team mee in het verdelen van verantwoordelijkheden en het maken van risicoanalyses, met aandacht voor de vraag waar verantwoordelijkheden beginnen en eindigen.

Hierbij nam hij als leidraad het contract, legde uit wat er wel en niet binnen hun verantwoordelijkheid valt, en begeleidde hen op een coachende manier door het proces. In de middag gaf hij een presentatie over de verschillende processen omtrent het aanvragen van laadpalen en bracht hij in kaart wie welke verantwoordelijkheid heeft in combinatie met een stukje risicoanalyse. Zijn kennis en expertise sprongen er echt uit; hij was scherp en gedetailleerd, en de collega’s leerden enorm veel van zijn aanpak.”

Jeanette vertelt: “Onlangs ging ik op bezoek bij één van de Projectmanagers. We pakten de fiets en gingen langs de verschillende bruggen die binnen zijn project vallen. Ik vond het boeiend en inspirerend om te zien met hoeveel passie en toewijding er aan deze bruggen gewerkt wordt om ze weer in topconditie te krijgen.

Tijdens de rondleiding vertelde de Projectmanager alles over de brugconstructies. Als je er eenmaal op staat, dan realiseer je je pas hoeveel werk erachter zit. Het zijn serieuze projecten, over sommige bruggen moet straks een tram kunnen rijden, waardoor dit gelijk een veel groter project wordt. Het was erg leerzaam en interessant, van de kleinste onderdelen tot de grote processen, elk aspect werd belicht om een compleet beeld te geven.”

Relatics is voor Jeanette inmiddels ook niet vreemd meer. Hier heeft zij een kijkje in mogen nemen tijdens het bezoek aan één van haar Systems Engineers. Jeanette vertelt: “Relatics is het programma die hij verder heeft geïmplementeerd binnen de gemeente. Er was al een begin gemaakt, maar dit moest nog verder uitgewerkt worden.

Hij liet zien hoe alles is opgebouwd om de samenwerking binnen het IPM-team te ondersteunen. Alle fasen, communicatie, en processen van diverse projecten zijn hierin te volgen, zodat elk teamlid precies weet wat er speelt. Alle IPM’ers werken in Relatics samen, en elk programma heeft zijn eigen team voor een gestructureerde aanpak. Onder het genot van een goede kop koffie vertelde hij enthousiast over hoe leuk het is om mensen mee te nemen in dit proces. Het is duidelijk dat hij met veel plezier en voldoening in deze omgeving werkt.”