interViSie projectmatig werken in de praktijk door ed schouten

Afgelopen dinsdag organiseerden wij de InterViSie Projectmatig Werken in de Praktijk. Deze InterVisie werd verzorgd door Ed Schouten. Ed is projectverbeteraar, entertainer, spreker en auteur. Hij was bij ViS Detachering te gast om het met ons op een interactieve manier te hebben over de rol van projectmatig werken in ons werk. Het was een leerzame en interactieve avond!

Deze avond ontvingen wij de ViSsers bij ons op kantoor in Reeuwijk onder het genot van een hapje en drankje, na het diner was het woord aan Ed. Ed vertelt dat hij bij veel organisaties is geweest in diverse sectoren. Na al deze bezoeken heeft hij de volgende conclusie kunnen trekken; alle projecten lijken op elkaar.

Ed trapt af met een aantal leuke weetjes:

• Het venijn zit in de kop: een goede basis is het zorgvuldig opstellen van een projectplan.
• Een planning maken is belangrijk: wees hierin de eerste die de planning opstelt. Anders dan doet de ander het en word jij onderdeel van andermans planning.
• Zonder duidelijke scope heb je nooit wijzigingen: het is belangrijk om de scope goed te definiëren aan de voorkant, dit is de basis.
• Bedenk goed in welke omgeving je werkt: Ed geeft een aantal voorbeelden uit de praktijk die hij heeft meegemaakt, zoals bijvoorbeeld bij ECT, Shell en diverse gemeentelijke opdrachtgevers. Hierin is het belangrijk dat de uitgangspunten en randvoorwaarden waarin gewerkt moet worden helder en duidelijk zijn.
• Een klassieke project aanpak is niet altijd passend: kijk goed naar wat de omgeving en het project nodig heeft en richt het daarop in.

Daarna was het aan ons! Wij werden in groepjes opgedeeld en gevraagd om een top negen op te stellen met redenen waarom projecten vastlopen. Ed heeft zelf een top dertien met redenen, een leuke uitdaging om te kijken wie de meeste redenen kan bedenken:

1. Te snel willen uitvoeren (eerst doen, dan denken).
2. Er is geen toetsing of het project wel nuttig is.
3. Onduidelijke doelen (welk effect wil je bereiken?).
4. Onduidelijke resultaten en acceptatiecriteria.
5. Niet geleerd uit voorgaande projecten.
6. Het project wordt steeds groter of kleiner (scope creep).
7. De rollen en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk.
8. Optimistische schatting voor tijd (planning) en budget.
9. Geen of nauwelijks risicomanagement.
10. Commerciële / politieke druk.
11. Tussentijds niet de voortgang bijhouden.
12. Mensen die het resultaat gaan gebruiken, worden niet of te laat betrokken.
13. Weinig betrokkenheid / sturing vanuit het management (draagvlak en besluitvorming).

Tot slot vertelt Ed dat er in de praktijk druk ontstaat op een project vanuit verschillende invalshoeken die invloed uitoefenen. Het is daarom essentieel om iets tegenover de invalshoeken te zetten en om afspraken vast te leggen. Hierdoor ontstaan de welbekende uitgangspunten.

Momenteel is er een ontwikkeling in de markt van een nieuwe werkwijze. We noemen dat tegenwoordig het ‘Agile’ werken. Hierin benader je een project stap voor stap en wordt de scope continue tegen het licht wordt gehouden. Hierin wordt echter niet precies vastgelegd wat je uiteindelijk wil bereiken. Gedurende een project kunnen de prioriteiten dus wijzigen. Dat is soms spannend en vraagt iets van het team, maar dat maakt wel dat een klant tevreden wordt gesteld aan het einde van het traject.

Na het leerzame en interactieve verhaal van Ed werd de avond afgesloten met een kop koffie / thee en een echte Goudse stroopwafel.

Ben jij op zoek naar de volgende stap in jouw carrière? Dan komen wij graag met jou in contact. Wij zijn telefonisch bereikbaar op 0182-820250 of per e-mail: info@visdetachering.nl. Wie weet mogen wij jou dan ook verwelkomen bij de volgende InterViSie!

PS: ben jij enthousiast geworden? Neem hier dan eens een kijkje: toolbox en boeken EST09.